個人情報の取り扱いルールを解説！ミスを防ぐための注意点

「個人情報流出」といったニュースを耳にすると、誰もが不安を感じるものです。多くの企業が機密情報の取り扱いに不安を抱えているのではないでしょうか。そこで今回は、個人情報を取り扱ううえでのルールと、ミスを防止する具体例を紹介します。

個人情報の取り扱うときの基本的なルール

個人情報の管理は、企業にとって避けられない重要課題です。ここでは、個人情報を取り扱う際のルールを解説します。

個人情報を取得・利用するとき

個人情報を取得する際、また利用するときは、必ず本人の同意が必要です。個人の権利やプライバシーを守るためであり、また法律で定められているからです。たとえば、物流会社では配送サービスを提供するために、顧客名、住所、電話番号などを取得します。
この場合、配送業務の遂行や関連サービスといった利用目的を配送申込書やWEBサイトのプライバシーポリシーで明確に示さなければなりません。なお、配送業務以外の目的で顧客情報を活用する場合は、改めて本人の同意が必要になる点は理解しておきましょう。

個人データを保管・管理するとき

個人データは適正な安全管理措置のもとで保管・管理しなければなりません。主な理由としては、情報漏洩や不正アクセスから個人の権利を守り、企業の信頼性を維持するためです。一例として、保険会社では顧客の健康状態や病歴といった機微な個人情報を扱います。
機密情報の取り扱いについて、多くの企業では施錠された保管庫で厳重に管理し、アクセス権限を持つ担当者のみが閲覧できる体制を整備しています。また、デジタルデータについては、強固なパスワード設定やデータの暗号化を実施し、定期的なバックアップが欠かせません。
そして、従業員に対しては情報セキュリティ研修を実施し、個人情報の重要性と適切な取り扱い方法を周知しています。そのため、個人データの保管・管理においては、物理的なセキュリティと電子的なセキュリティの両面から、万全の対策を講じる必要があります。

個人データを第三者に提供するとき

個人データを第三者へ提供する際は、必ず本人の同意を得る必要があります。個人の権利とプライバシーを保護し、情報の適切な受け渡しを確保するためです。例として、不動産業者が物件の売買を仲介するケースを考えてみましょう。売主から預かった物件情報を購入希望者に提供する際、物件所有者の個人情報も含まれます。
この場合、不動産業者は事前に売主から購入希望者への情報提供について明確な同意を得たうえで、公開する情報も取引に必要な最小限の内容に限定します。以上の点を踏まえ、第三者に個人データを渡すときは、本人の同意取得から情報の管理体制まで慎重に対応しなければなりません。
上記で説明した手続きを正しく実施すれば、安全で信頼性の高い情報がシェアされるとともに、円滑なビジネス活動にもつながります。

保有個人データの開示等を求められたとき

本人から「個人データ」の開示を求められた場合、速やかに対応しなければなりません。対象者の権利を尊重し、透明性の高いデータ管理を実行するためです。なお、病院では患者から診療記録の開示請求を受けることがあります。こうしたケースでは、まず本人確認を厳密におこない、請求者が正当な権利があるか否かを確認します。
その後、担当医師と連携して診療記録を精査し、患者や周囲のプライバシーに配慮しながら、適切な範囲で情報開示するのが基本です。また、開示請求への対応履歴を記録として残し、請求から開示までの過程を適切に管理します。したがって、個人データの開示要請に対しては、本人の権利を尊重しながら、正確で迅速な対応が重要です。

個人情報を取り扱う際の注意点

企業の信頼を一瞬で失いかねない情報漏洩の多くは、日常的な業務における小さなミスから発生します。ここでは、企業が陥りやすい5つの落とし穴と「ミスを防止する対策」を具体的に解説します。

個人情報取得の目的伝えているか

顧客情報を収集する際は、必ず利用目的を明示し、説明する責任があります。顧客との信頼関係を築き、透明性の高いサービスを提供するためです。もしも、適切な説明を怠ってしまうと、顧客からの不信感を招くだけでなく、法令違反にもつながります。
具体的には、パーソナルジムでは会員登録時に氏名や連絡先、健康状態などの顧客データを収集します。その際、トレーニングプログラムの作成や緊急時の連絡、関連サービスの案内といった具体的な使用目的を説明するのが通常です。また、集めた情報は定期的な健康管理やトレーニング効果の分析にも活用する旨を入会時の説明資料に明記します。
このように、個人データの使用目的の周知は、顧客の権利を守るとともに円滑なサービスを届けることにもつながります。目的を明確に説明し、顧客の理解を得ることで、よりよい関係性が築けるのです。

特定の利用目的以外で利用していないか

顧客から預かったデータは、あらかじめ決定した目的の範囲内でのみ利用すべきです。データの目的外利用は、顧客との信頼関係を損なうだけでなく、企業の信用を大きく失墜させる原因にもなり得るためです。
一例として、銀行では口座開設時に顧客の氏名や勤務先などの情報を収集します。これらのデータは、融資の審査や資産運用の提案といった本来の金融サービスにのみ活用されます。しかし、収集した情報を関連会社の保険商品の販売促進に流用すれば、顧客のプライバシーを侵害するだけでなく、法的な制裁を受けるリスクも生じます。
それゆえ、収集したデータは定められた目的の範囲内で慎重に取り扱い、顧客との信頼関係を守ることが重要です。

安全に管理しているか

顧客データの適切な管理体制を整備し、厳格なセキュリティ対策を講じなければなりません。データの紛失や漏洩は、企業の存続を左右する深刻な問題へと発展する恐れがあるためです。

大手小売チェーンでは、会員カードに紐づく購買履歴や連絡先などの顧客データを扱いますが、機密性の高い情報は、暗号化された専用サーバーで一元管理され、アクセス権限も担当者ごとに細かく設定しています。
また、データを扱うパソコンには最新のセキュリティソフトを導入し、外部からの不正アクセスを防いでいます。以上の点から、企業が保有する情報管理を安全に維持するには、日々進化するセキュリティ技術を取り入れながら、継続的な管理体制の改善が必要不可欠です。

無断で第三者へ提供していないか

顧客から預かったデータは、事前の同意なく外部へ共有してはいけません。顧客との約束を守り信頼関係を維持するには、データの取り扱いに関する明確なルールを設けて厳格に運用する必要があります。たとえば、デパートでは会員カードの利用履歴や購買データを基に、顧客一人ひとりの好みや傾向を分析します。
ただし、データの共有には必ず顧客本人の承諾を得なければなりません。また、共有するデータの範囲や利用方法を明確に定め、テナント側にも適切な管理を求めます。このように、データの取り扱いに関する約束事を明確にし、顧客の意思を尊重した運用を心がけることで、長期的な信頼関係の構築につながります。

個人情報の開示請求に応じているか

顧客から自身のデータ開示を求められた際は、迅速かつ丁寧な対応が欠かせません。顧客一人ひとりが自分の情報をコントロールする権利を持っており、その要望に適切に応えることで、サービスへの信頼感が高まるからです。
医療機関では患者からカルテや検査結果の開示依頼を受ける機会があるため、データ開示の手続きをマニュアル化し、専門の窓口を設けて対応しています。患者から請求された場合、本人確認をしたうえで、診療記録や検査データを整理して提供するのが一般的です。
そのため、開示請求への対応体制を整備し、顧客の知る権利を守ることは、企業としての重要な責務といえるでしょう。

個人情報を漏洩しないための対策

情報漏洩は企業の信頼を大きく損なう深刻な問題です。一度流出した情報を取り戻すのは困難であり、社会に対する影響は計り知れません。そこで以下では、日々の業務で実践すべき具体的な対策を紹介します。

持ち出すUSBやPCを決めておく

社外へデータを持ち出す際は、専用機器の使用が重要です。業務用と私用の機器が混在すると、データの紛失や流出リスクが高まるためです。例として、営業部門では顧客への提案資料をノートPCで作成しますが、このとき、会社から支給された専用PCのみを使用し、私物PCでの作業は一切禁止します。
また、データの受け渡しに使うUSBメモリも「暗号化機能付き」の指定機器に限定します。上記で説明した使用機器を明確化すれば、情報管理の徹底と安全性の向上が見込めるでしょう。

社外での作業リスクに注意する

社外での情報管理には細心の注意を払う必要があります。公共の場所では情報漏洩のリスクが高まり、わずかな不注意が重大な事故につながる危険性をはらんでいるためです。具体的には、カフェでの商談中にノートPCの画面が後ろの席から丸見えだったり、電車内での通話で機密情報が周囲に漏れたりするケースがあげられます。
対策として、のぞき見防止フィルターの装着や人目につかない座席の選択、公共の場での通話を控えるなどが一般的です。以上を踏まえ、社外での情報管理は一人ひとりの意識と行動が組織全体の安全性を左右する重要な要素といえるでしょう。

重要なデータのパスワード設定を行う

機密性の高いファイルには必ずパスワードを設定し、情報へのアクセスを制限します。データの不正利用や意図しない流出を防ぐには、適切なアクセス制御が不可欠だからです。多くの企業では顧客リストや財務データなどの重要ファイルに対し、担当者ごとに異なるパスワードを設定しています。
また、パスワードは定期的に変更し、英数字や記号を組み合わせた複雑なものがおすすめです。強固なパスワード管理は情報セキュリティの基本であり、企業の信頼を守る重要な砦です。

メールの誤送信対策を行う

メール送信前の確認は、情報漏洩を防ぐ効果的な方法です。送信ミスは一瞬の不注意から発生し、取り返しのつかない事態を招くからです。大手企業の営業部門では、顧客へのメール送信時に宛先、CC、BCCの3段階チェックを義務づけています。送信前の確認プロセスを習慣化することで、ヒューマンエラーによる情報流出を最小限に抑えられます。

従業員へ個人情報に関する教育を行う

定期的な研修プログラムをとおして、従業員の情報セキュリティ意識向上が大切です。個人情報保護は全社員が当事者意識を持って取り組むべき課題です。IT企業では、四半期ごとにケーススタディを用いた実践的な研修を実施し、具体的な対策を学んでいます。また、部門別の小グループディスカッションを介して、現場特有のリスクと対策を共有しています。

まとめ

本記事では、個人情報の適切な取り扱いルールと漏洩防止策について解説しました。情報管理の基本原則を理解し、具体的な対策を実践することで、企業の信頼性向上につながります。とくに、従業員教育とシステム面での予防措置を組み合わせた総合的なアプローチが効果的です。